Online Proctoring

Dit item wordt continu bijgewerkt. Check dit item zo nu en dan voor updates en extra informatie.

Wat is online proctoring?

Online proctoring is een middel waarmee de opleiding online kan surveilleren. Dit maakt het mogelijk om op een veilige manier een digitaal tentamen thuis te maken.

Hoe werkt het?
De EUR biedt online proctoring aan via de softwareleverancier ProctorExam. ProctorExam werkt met record en review via opname van beeld en geluid bij de student thuis. Dit houdt in dat alle beelden door personen worden gecontroleerd om ervoor te zorgen dat de toets volgens de gestelde regels plaatsvindt.

Aanvragen Online Proctoring (ProctorExam)
In uitzonderlijke gevallen is het mogelijk om een afwijkende tentamenlocatie aan te vragen. Dit kan voor verschillende situaties van toepassing zijn:

  1. Tentamen wordt fysiek afgenomen maar je kunt niet naar de tentamenlocatie komen: Indien je door gezondheidsklachten of quarantaineverplichting niet fysiek mag deelnemen aan het tentamen dien je het tentamen via online proctoring te maken.
  2. Tentamen wordt afgenomen via online proctoring maar je kunt niet deelnemen door je thuissituatie of niet oplosbare technische problemen: Indien je thuissituatie het niet mogelijk maakt het tentamen daar te maken of er technische problemen optreden die niet oplosbaar zijn kun je het tentamen op de campus van de Erasmus Universiteit Rotterdam maken.

In beide gevallen kun je via Osiris Zaak een verzoek indienen voor een afwijkende tentamenplaats. De zaak heet ‘Aanvragen tentamenplaats in het M-gebouw of via online proctoring’. In het aanvraagformulier staat meer informatie over wat er van je verwacht wordt in deze situaties. Wil je over je thuissituatie praten of meer informatie? Neem dan contact op met de Studieadviseurs van het Erasmus MC.

Wat heb je nodig voor een (her)tentamen via ProctorExam?

Let op: Android 5.1+ en iOS 10.0+ smartphones of tablets – met camera – worden ondersteund. Check je besturingssysteem hier op je smartphone of tablet. Huawei P30, Samsung Galaxy A3 (2016), Google Pixel 3 en nieuwer worden niet ondersteund door de ProctorExam app.

Integriteitscode
Wanneer je deelneemt aan een online toets ga je akkoord met de regels zoals gesteld in de
integriteitsverklaring. Neem deze zorgvuldig door.

Bezwaar
Indien je bezwaren hebt tegen het afnemen van een tentamen via online proctoring dan bestaat de mogelijkheid om tot 7 dagen voor het tentamen een onderbouwd verzoek tot een alternatieve toetsvoorziening in te dienen bij de Examencommissie via examencommissie@erasmusmc.nl. De Examencommissie zal de zwaarwegendheid van dit verzoek beoordelen en kan besluiten tot het aanbieden van een alternatieve toetsvoorziening. Het kan echter gezien de coronacrisis geruime tijd duren voor een alternatieve toetsvoorziening geboden kan worden, mogelijkerwijs pas vanaf volgend collegejaar.

Wat zijn de regels tijdens het (her)tentamen?
Tijdens het maken van een tentamen via online proctoring gedraag je jezelf net zoals bij een gewoon tentamen. Afwijking van deze regels kan ertoe leiden dat het tentamen niet beoordeelbaar of ongeldig wordt verklaard en/of dat fraude wordt vastgesteld. Dit is ter beoordeling aan de Examencommissie. Hieronder volgen enkele regels:

Stille omgeving
Maak géén geluid tijdens het tentamen. Let erop ook niet te neuriën of te zingen. De medewerkers van ProctorExam controleren wat voor geluid er hoorbaar is op de achtergrond. Over het algemeen worden achtergrondgeluiden niet aangemerkt als mogelijke fraude. Echter worden de beelden bij langere onregelmatigheden of verdenkingen altijd doorgestuurd naar de desbetreffende faculteit.

Werkplek verlaten & toiletgebruik
Het is niet toegestaan om tijdens het tentamen je werkplek te verlaten. Je mag niet uit beeld verdwijnen. Dit betekent dat je niet tussendoor naar de wc kan, of op kan staan om pauze te houden of water te halen. Bereid je hier dus goed op voor.

Wegkijken van je scherm
ProctorExam begrijpt natuurlijk dat 2,5 uur lang naar je scherm staren niet mogelijk is. Even wegkijken tijdens je toets is dan ook zeker geen probleem. Langere onregelmatigheden worden echter wel door ProctorExam aangemerkt als mogelijke fraude. Deze beelden worden doorgestuurd naar de desbetreffende faculteit.

Eten en drinken
Eén koude versnapering en één flesje/blikje drank zijn toegestaan maar het nuttigen daarvan mag op geen enkele wijze overlast veroorzaken, ter beoordeling van de surveillant. Alcohol en drugs zijn verboden (EUR, Orderegels tentamens 2019-2020, artikel 4.5).

Hulpmiddelen
Hulpmiddelen zijn alléén toegestaan wanneer dit vooraf door de opleiding of Examencommissie gecommuniceerd is.

Kladpapier en pen
Bij de meeste tentamens mag één kladblaadje (max. A4 formaat) en één pen gebruiken (let op: bij de Bloktoets is geen kladpapier en pen toegestaan). Deze dien je voorafgaand aan de camera te tonen. Sommige tentamens hebben afwijkende hulpmiddelen. Wat je tijdens het tentamen mag gebruiken staat bij de instructie in ProctorExam vermeld.

Rekenmachine
Het is niet toegestaan om een eigen rekenmachine te gebruiken. Wanneer er gerekend moet worden, voorziet Testvision (het digitale toetssysteem) in een rekenmachine via het knopje in de balk onderin het scherm.

Oordopjes en hoofdtelefoon
Het gebruik van oordopjes, hoofdtelefoons en andersoortige oortjes is niet toegestaan (ook geen geluid dempende oordoppen).

Horloge
Het is niet toegestaan om een horloge of smartwatch te dragen.

Extra beeldscherm
Het gebruik van een extra beeldscherm/monitor is niet toegestaan.

Huisdieren
Huisdieren die geluid maken of door het beeld lopen worden hoogstwaarschijnlijk niet aangemerkt als fraude. Mocht dit toch het geval zijn, dan worden de beelden altijd doorgestuurd naar desbetreffende faculteit.

Fraude
ProctorExam kan bepaalde beelden aanmerken als mogelijke fraude. Deze beelden worden doorgestuurd naar de faculteit waar besloten wordt of dit een zaak is voor de examencommissie. De examencommissie beslist per geval of er sprake is van fraude of niet. Als de examencommissie een serieus probleem waarneemt zal daarover zo spoedig mogelijk (uiterlijk binnen 6 weken) per e-mail contact met je worden opgenomen.

Afwijkende ProctorExam beelden
Let op. Heb je tijdens het tentamen problemen ondervonden, bijvoorbeeld met de tweede camera, webcam of het schermdelen? Dan hoef je dat achteraf niet aan het OSC, opleiding of examencommissie door te geven per mail. Het OSC en de opleiding kunnen geen uitspraak doen over de geldigheid van tentamens. Hier gaat de examencommissie over, maar die kan hierover pas besluiten na nauwkeurige beoordeling van de Proctor Exam registraties. De examencommissie beoordeelt zo snel mogelijk na afname van het tentamen de Proctor Exam registraties en meldt aan de studenten als er zeer ernstige onregelmatigheden zijn geconstateerd.  Laat het een geruststelling voor je zijn dat de examencommissie niet licht tot het besluit komt dat een tentamen onbeoordeelbaar en daarmee ongeldig is. Je kunt daarom het best een eventuele reactie van de examencommissie afwachten. In uitzonderlijke situaties kun je de examencommissie daarvan op de hoogte brengen via examencommissie@erasmusmc.nl.

Systeemcheck 
Uiterlijk 72 uur voor de toets dien je via je studentenmail een email te hebben ontvangen voor een systeemcheck van ProctorExam. Controleer ook je spamfolder. Heb je 72 uur voor de toets geen mail ontvangen? Neem dan contact op met het OSC. Let wel; doe dit niet eerder dan 72 uur voor de toets. 

Tijdens de systeem check wordt jouw hardware en software gecontroleerd en krijg je instructies om benodigde software of app te installeren op je laptop/pc en smartphone of tablet. Wanneer de systeem check succesvol is afgerond, ontvang je een tweede mail van ProctorExam met daarin de hyperlink naar het tentamen. Wij adviseren je de systeemcheck uiterlijk 24 uur voor het tentamen uit te voeren om eventuele technische problemen nog te kunnen oplossen.

Setup en online hulp
Je kunt een kwartier voordat de toets begint aan de setup in ProctorExam beginnen. In ProctorExam kun je zien hoe lang het slot openstaat - dit is over het algemeen 45 minuten. Ben je voordat de toets in TestVision start al klaar met de setup? Wacht dan nog even tot de toets opengaat. Het is belangrijk dat je voor het einde van het slot de setup hebt doorlopen en de link naar TestVision hebt geopend. Heb je dat niet gedaan? Dan ben je helaas te laat en kun je niet meer meedoen aan het tentamen. Het advies is daarom om zo vroeg mogelijk met de setup te beginnen, zodat er in het geval van eventuele technische problemen nog voldoende tijd is om dit op te lossen. Heb je technische problemen tijdens de setup? Chat dan direct via de chatfunctie in ProctorExam.

Ook tijdens het tentamen kun je via ProctorExam hulp zoeken. Achter deze chat zitten mensen van ProctorExam voor mogelijke technische vragen. De voertaal is over het algemeen Engels. Er zijn ook medewerkers van de universiteit aanwezig voor meer inhoudelijke vragen. Je kunt tijdens de gehele toets gebruik maken van de chat om vragen te stellen. 

Identificeren
Je dient je te identificeren met een paspoort, ID-kaart of Nederlands rijbewijs. Zorg er in dit geval voor dat je BSN niet te zien is bij het identificeren. Zorg ook de foto die je maakt in ProctorExam scherp en leesbaar is. Je mag ook de EUR collegekaart gebruiken als je een fysieke kaart hebt ontvangen. Gebruik van een digitale EUR collegekaart of Erasmus MC pas is niet toegestaan.

Toetsduur
Voor de toetsen heb je meestal 2,5 uur* de tijd tenzij dit anders is aangeven. Heb je een voorziening? Dan geldt voor de meeste toetsen extra tijd in de vorm van tien minuten per uur. 

*Sommige toetsen zoals deeltoetsen of bloktoetsen (master) hebben een aangepaste toetsduur.

Internetverbinding
Valt de internetverbinding uit tijdens je toets? Ga gewoon weer verder met de toets nadat de verbinding weer is hersteld. Deze periodes worden echter door ProctorExam altijd aangemerkt als mogelijke fraude. De beelden worden in dit geval doorgestuurd naar de faculteit waar besloten wordt of dit een zaak is voor de examencommissie.

Tweede camera (met ingang van 22 januari 2021)
De tweede camera (smartphone of tablet) wordt gebruikt om een goed overzicht te houden van de werkplek waar je het tentamen maakt. Om de tweede camera te kunnen gebruiken is het noodzakelijk dat je de ProctorExam app op de smartphone of tablet installeert. Deze app is te vinden in de Apple of Google appstore. Hoewel de ProctorExam app minimaal gebruik maakt van de batterij is het aan te raden de smartphone of tablet via de oplader te verbinden met een stopcontact.

Het instellen en plaatsen van de tweede camera is onderdeel van de bestaande set-up voordat je het tentamen maakt. Het laten zien van je werkplek en directe omgeving gebeurt met deze smartphone of tablet.

Wees creatief met het juist neerzetten van de tweede camera. Zet deze ongeveer 3 meter schuin achter jezelf neer. Het is namelijk belangrijk dat jij, je werkplek en het beeldscherm goed in beeld zijn. Indien het voor de acculader beter uitkomt mag je de telefoon ook horizontaal plaatsen. Voor meer tips zie het kennisitem met tips voor Online Proctoring.

Let op. Het gebruik van de tweede camera is alleen nodig indien je het tentamen niet in de tentamenhal via Online Proctoring maakt.

Extra tijd
Heb je reeds toestemming van de examencommissie voor extra tijd tijdens toetsen? Dezelfde regels zijn van kracht tijdens Online Proctor toetsen. Je hoeft niets te doen, studenten met een voorziening zijn bekend. Wanneer je extra tijd hebt, duurt het tentamen langer (de extra tijd komt na de reguliere tijd).

Inzage
De inzage kan per tentamen anders georganiseerd zijn. Indien van toepassing wordt informatie over hoe en wanneer de inzage plaatsvindt op een later moment verstuurd. 

Nog vragen?
Kijk ook eens op de aparte kennisitem met tips voor Online Proctoring of lees de antwoorden op veelgestelde vragen de FAQ van de EUR.